Arbeitsanweisung: Muster für die Effizienzsteigerung

Was ist eine Arbeitsanweisung?

Die Begriffe Arbeitsanweisung und Arbeitsauftrag werden häufig synonym verwendet, dennoch unterscheiden sie sich in ihrer rechtlichen Grundlage.

Wo der Arbeitsauftrag ein weit definierter Begriff ist, der in den unterschiedlichsten Bereichen Anwendung finden kann (z.B. ein Arbeitsauftrag für eine/n Elektriker*in, ein Arbeitsauftrag in der Schule), so beschreibt die Arbeitsanweisung eine Konkretisierung der vertraglich festgehaltenen Arbeitspflicht. Mit einer Arbeitsanweisung gibst du als Arbeitgeber*in den Arbeitnehmer*innen eine mündlich oder schriftlich formulierte Anweisung darüber, wie die im Arbeitsvertrag geregelten Arbeitsaufgaben durchzuführen sind.

Da Arbeitgeber*innen über das sogenannte Weisungsrecht verfügen, sind sie in der Lage über die Art und Weise der Arbeitsleistung und die Reihenfolge ihrer Ausführung zu bestimmen. Das bedeutet, dass Arbeitsanweisungen, sofern sie intern geprüft und unterschrieben worden sind, rechtliche Gültigkeit haben. Im öffentlichen Dienst bezeichnet man eine Arbeitsanweisung demnach auch als Dienstanweisung, die rechtsverbindlich ist. Ein Verstoß gegen die Arbeitsanweisung kann rechtliche Folgen haben und im Ernstfall sogar mit einer Kündigung enden.

Was sind die Ziele einer Arbeitsanweisung?

Da eine Arbeitsanweisung mit dem Ziel formuliert wird die Arbeitnehmer*innen rechtsverbindlich darüber zu informieren, wer eine Aufgabe (was) wie und womit zu erledigen hat, ist es sinnvoll sie so detailliert und präzise wie möglich zu verfassen, um Verwirrungen zu vermeiden.

Mit einer eindeutig formulierten Anweisung sorgst du dafür, dass Arbeitsschritte einheitlich sind und Qualität kontinuierlich gewährleistet werden kann. Eine Arbeitsanweisung bietet dir viele Vorteile und kann dir dabei helfen reibungslose Arbeitsabläufe zu gestalten. So kannst du Störungen im Ablauf reduzieren, Effizienz steigern und auch neue Mitarbeiter schnell und problemlos einarbeiten.

Erstellst du außerdem zum ersten Mal eine Arbeitsanweisung, so bietet dir dieser Prozess die Chance bereits etablierte Arbeitsabläufe zu hinterfragen und gegebenenfalls zu optimieren – so steht kontinuierlicher Verbesserung nichts im Wege.

Wer erstellt eine Arbeitsanweisung?

Eine Arbeitsanweisung kann grundsätzlich von jedem erstellt werden. Damit sie allerdings rechtliche Gültigkeit besitzt, muss sie von den Vorgesetzten der jeweiligen Abteilung auf fachliche Richtigkeit geprüft werden, bevor sie schriftlich bestätigt werden kann. Außerdem solltest du darauf achten, dass die Arbeitsanweisung mit den geltenden Arbeitssicherheitsgesetzen kompatibel ist. Merke: Erst nach der Unterschrift des Firmeninhabers wird die Arbeitsanweisung rechtsverbindlich.

Was sind die Rechte und Pflichten von Arbeitnehmer*innen?

Das Befolgen der Arbeitsanweisung gehört zur Hauptleistungspflicht von Arbeitnehmer*innen und eine Verweigerung derselben kann zu Abmahnungen oder sogar zu einer verhaltensbedingten Entlassung führen.

Selbst wenn der/die Arbeitnehmer*in der Meinung ist, dass es sich um eine rechtswidrige Arbeitsanweisung handelt, sollte er/sie sich zunächst an dieselbe halten, parallel allerdings für eine gerichtliche Überprüfung sorgen.

Obwohl eine Arbeitsanweisung sich in den meisten Fällen auf auszuführende Arbeiten bezieht, so kann sie trotz allem auch die betriebliche Ordnung festlegen. Deshalb kann es auch zu Abmahnungen kommen, wenn der/die Arbeitnehmer*in

• Geschenke annimmt.
• sich häufig verspätet oder Pausen überzieht.
• Zeitvorgaben nicht einhält oder ignoriert.
• unhöflich gegenüber Kunden/Klienten auftritt.
• Firmeneigentum zur privaten Nutzung missbraucht (z.B. Telefon, Computer, etc.).

Wie sollte eine Arbeitsanweisung aussehen?

Wenn du eine Arbeitsanweisung schreiben möchtest, ist es besonders wichtig, dass du diese leicht verständlich formulierst und sie übersichtlich gestaltest. Damit du beim Aufbau deiner Arbeitsanweisung alle wichtigen Stichpunkte abdeckst, kann es hilfreich sein dich an unseren Leitfragen zu orientieren, die du wie eine Checkliste abarbeiten kannst:

1. 1. Wer soll die Arbeitsaufgaben erledigen?
   2. Was gilt es zu erledigen? Beschreibe die auszuführenden Tätigkeiten so präzise wie möglich. Hier kannst du auch Bilder, Diagramme oder sonstige Dokumente hinzufügen.
   3. Wofür wird die Arbeit erledigt?Hier beschreibst du den Arbeitszweck und detaillierst, warum die aufgelisteten Arbeiten auf die beschriebene Art und Weise ausgeführt werden sollen. Mit einer Begründung schaffst du eine Vertrauensbasis und beziehst Arbeitnehmer*innen ein.
   4. Wie sieht der Arbeitsablauf aus? Indem du den idealen Arbeitsablauf aufschlüsselst, erkennst du als Arbeitgeber*in womöglich, wo noch möglicher Optimierungsbedarf herrscht. Ansonsten dient dieser Teil als exemplarisches Vorbild.
   5. Womit wird gearbeitet? Eine Arbeitsanweisung muss auch die zu nutzenden Arbeitsmittel aufführen. Hier notierst du also welche Werkzeuge, Maschinen, Putzmittel oder Vorrichtungen von den Mitarbeiter*innen genutzt werden sollen (und wie: Mengenangaben, Sicherheitsvorkehrungen), um die Arbeit ausführen zu können.
   6. Wo soll die Arbeit ausgeführt werden? Es ist wichtig, dass erkennbar ist, für welchen Bereich die jeweilige Arbeitsanweisung geschrieben worden ist, damit es nicht zu Verwirrungen oder Missverständnissen kommt.
   7. Wie viel wird produziert? Mengenangaben von Produktionsgütern sollten in der Arbeitsanweisung fair und realistisch aufgelistet sein.
   8. Wie viel Zeit nehmen die Arbeitsschritte in Anspruch? Beschreibe in diesem Abschnitt deiner Arbeitsanweisung den Regelzeitaufwand für die zu verrichtenden Arbeiten. Bleibe auch hier realistisch und fair, damit du deine Mitarbeiter*innen nicht unter Druck setzt und Fehler oder gar mögliche Arbeitsunfälle vermeidest.
   9. Was ist der Qualitätsanspruch an die Arbeit das Produkt? Indem du einen gewissen Qualitätsstandard spezifizierst stellst du sicher, dass Kontinuität gewährleistet werden kann, denn so weiß jeder was erwartet wird.
   10. Wie wird Arbeitssicherheit gewährleistet? Gib in diesem letzten Punkt die Sicherheitsstandards vor, an die sich das Personal zu halten hat, nachdem du eine ausführliche Analyse der Aufgaben und der mit ihnen verbundenen Risiken durchgeführt hast.

Wichtig ist, dass du in deiner Arbeitsanweisung nicht nur Abläufe und Vorgänge beschreibst, sondern sicherstellst, dass das gewünschte Ergebnis erreicht wird. Damit deine Mitarbeiter*innen die Arbeitsanweisung genau befolgen können, ist es sinnvoll ausreichend Zeit in die Schulung zu investieren. Weitere Bestandteile einer Arbeitsanweisungen können sein:

1. 1. • Beschreibung möglicher Fehler und der ausgeführten Arbeiten
      • Hinweise auf zusätzlich erforderliche Arbeiten
      • Verwendete Materialien und Kostenberechnung
      • Bestätigung durch Unterschrift von Kunde und Arbeitnehmer

Wenn du öfters eine Arbeitsanweisung neu erstellen musst, lohnt es sich, verschiedene Muster mit den wichtigsten Leitfragen und Angaben anzufertigen. So musst du nicht immer wieder von vorne anfangen, sondern hast eine Grundlage, auf die du deine neue Arbeitsanweisung aufbauen kannst.

Eine App für die Arbeitsanweisung nach einheitlichem Muster

Angesichts der Art der Informationen, die benötigt werden, bringt das Ausfüllen einer papierbasierten Arbeitsanweisung Herausforderungen mit sich. Zum einen ist das Ausfüllen zeitaufwendig und zum anderen erschweren Papierlisten den Überblick über die Produktivität und Analyse. Die Digitalisierung von Arbeitsanweisungen rationalisiert die Produktivität, spart bis zu 50 % der dafür aufgewendeten Arbeitsstunden ein und ermöglicht es dir verwertbare Geschäftseinblicke zu gewinnen.

Mit Lumiform erstellst du kinderleicht eine strukturierte und übersichtliche Arbeitsanweisung. Außerdem bietet die App dir noch viele weitere Vorteile:

• Berichte werden automatisch erstellt – das spart die komplette Nachbereitung.
• Spare Zeit durch die einfachere Analyse aller Daten und schnellere Identifizierung von Bereichen, die deine Aufmerksamkeit benötigen.
• Kontinuierliche Steigerung der Qualität und Sicherheit: Durch den flexiblen Formularbaukasten kannst du deine Arbeitsanweisungen stetig anpassen und optimieren.
• Die sehr einfache Bedienung bietet keinen Spielraum für Fehler. Die App bietet weniger Komplexität beim Dokumentieren oder Ausfüllen von Checklisten als komplizierte Papier- oder Excel-Listen. Mit der App hat jeder seine Arbeitsanweisung stets auf seinem Tablet oder Smartphone griffbereit.
• Arbeitsanweisungen können insgesamt je nach Anwendungsfall circa 30%-50% schneller durchgeführt werden.
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